Home / Veiligheid en controle
Werken met patiëntgegevens
Wie controleert de mail en de afspraak?
Een verkeerd tijdstip in een mail heeft gevolgen voor de patiënt en uw agenda. Daarom moet uw team weten wat het nakijkt, welke acties een afspraak wijzigen en welke berichten automatisch vertrekken.
Hieronder leest u hoe uw team met conceptantwoorden en agenda-acties werkt. Bij de opstart legt u vast welke taken actief zijn.
Een concept kunt u aanpassen.
DentAI zet het antwoord op een patiëntmail als concept klaar in uw mailbox. Uw medewerker controleert de patiënt, de vraag en het voorgestelde moment voordat het antwoord wordt verstuurd.
Ontbreekt er informatie of is de vraag onduidelijk, dan moet uw team aanvullen of zelf contact opnemen. Een gegenereerd antwoord kan fouten bevatten. Nalezen blijft nodig, ook als eerdere antwoorden goed waren.
Een mail aanpassen wijzigt de agenda niet.
De agenda-acties bij een concept staan los van de tekst. Een andere datum typen in de mail verplaatst dus geen afspraak. Controleer of de bedoelde actie ook is uitgevoerd.
Heeft DentAI een moment tijdelijk gereserveerd en kiest u iets anders, geef die reservatie dan vrij. Zo blijft er geen onnodig bezette plek in de agenda staan.
Bekijk een uitgewerkt mailvoorbeeldWelke taken kunnen automatisch verlopen?
Bij onderstaande taken is niet voor elk afzonderlijk bericht of elke wijziging een nieuwe klik van een medewerker nodig. Uw team moet dus weten welke taken zijn ingesteld of gestart.
- Herinneringen
- E-mails en sms-berichten vertrekken volgens de instellingen van de praktijk. Het team volgt de verstuurde en mislukte berichten op in de ochtendbriefing.
- Afspraakbevestigingen
- Als deze functie is ingeschakeld, kan DentAI patiënten informeren over een gemaakte, verplaatste of geannuleerde afspraak.
- Vrije plekken
- Uw team kiest de patiënten en start het aanbod. Wanneer een patiënt een passend moment bevestigt, verplaatst DentAI de afspraak. Lees het volledige verloop.
- Boekingslinks
- Een patiënt kiest en bevestigt zelf een beschikbaar moment binnen de regels van de boekingslink.
Toegang en agenda.
DentAI gebruikt de gekoppelde praktijkmailbox en agenda om de afgesproken taken uit te voeren. De agenda-acties bij een concept zijn bedoeld voor uw team. Persoonlijke links naar praktijkpagina's geven toegang tot die pagina's: behandel ze als toegangsgegevens en deel ze alleen met de juiste personen.
Gegevens in DentAI zijn per praktijk afgeschermd. Bij het zoeken naar een afspraak tellen de boekbare tijd, de behandelaar, de stoel en de benodigde duur mee. Voor de definitieve boeking wordt de beschikbaarheid opnieuw gecontroleerd.
Uw CLICKDOC-wachtwoord
Elke behandelaar voert het wachtwoord zelf in via een persoonlijke aanmeldlink. DentAI controleert de gegevens bij CLICKDOC en bewaart het wachtwoord versleuteld. Het hoeft niet per e-mail naar ons.
Eerst herinneringen controleren
In de testmodus voor herinneringen krijgt uw team de ochtendbriefing, terwijl de herinneringen nog niet naar patiënten vertrekken. Zo kunt u de ontvangers en contactgegevens nakijken voordat u de verzending activeert.
Wat uw team zelf organiseert
- Wie toegang heeft tot de mailbox en de praktijkpagina's.
- Wie antwoorden naleest en de ochtendbriefing opvolgt.
- Welke vragen een medewerker zelf behandelt.
- Wat er gebeurt bij afwezigheid of wanneer een koppeling niet werkt.
Geef bij de opstart ook door hoe u met spoedvragen omgaat. Gebruik een onbeheerde mailbox niet als enige route voor dringende patiëntvragen.
Bespreek de gegevensverwerking vóór de aansluiting.
Voor het werken met patiëntgegevens zijn afspraken met uw praktijk nodig. Vraag vóór de aansluiting naar de rollen van de betrokken partijen, welke gegevens verwerkt worden, de gebruikte leveranciers en AI-diensten, bewaartermijnen en eventuele doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte.
Voor vragen over toegang, leveranciers of bewaartermijnen kunt u ons bereiken via info@dentai.be. Vermeld in het contactformulier geen patiëntgegevens.