Home / Agendagaten opvullen
Een patiënt kan eerder komen
Er valt een afspraak weg. Wie kan die plek gebruiken?
Uw assistent kiest de vrije periode en de patiënten die een aanbod krijgen. DentAI verstuurt de uitnodiging en verplaatst de afspraak wanneer een patiënt een passend moment bevestigt.
Uw team kiest wie een aanbod krijgt.
In het DentAI-dashboard kiest uw assistent de agenda, de dag en de vrije periode. DentAI zoekt patiënten met een latere afspraak die voor een vervroeging in aanmerking komen.
De patiënten staan niet vooraf aangevinkt. Uw assistent kijkt de lijst na, selecteert de ontvangers en verstuurt het aanbod. Controleer daarbij ook of het type behandeling bij de vrije periode past.
Een waarschuwing over ontbrekende gegevens vraagt om een controle door uw team. Niet elke vrije plek past bij elke afspraak.
Voorbeeld: een controle kan eerder.
Wat gebeurt er na het versturen?
De patiënt ontvangt een uitnodiging
Het aanbod gaat per e-mail uit. De patiënt opent de link om het concrete moment te bekijken. De beschikbare plek wordt op die pagina opnieuw gecontroleerd.
De patiënt bevestigt een passend moment
DentAI controleert of de afspraak in de vrije periode past en of de plek nog beschikbaar is. De eerste geldige bevestiging legt het aangeboden moment vast.
De afspraak wordt verplaatst
De eerdere afspraak wordt naar het nieuwe moment verplaatst via CLICKDOC. Uw team ziet de wijziging in de DentAdmin-agenda en kan het verloop van de aanbiedingen in het dashboard volgen.
Bij voldoende ruimte kunnen meerdere passende afspraken in de vrije periode terechtkomen. De duur van de behandelingen bepaalt wat er nog past.
En als niemand kan komen?
Een aanbod is geen garantie dat de plek wordt ingevuld. Zolang een patiënt geen nieuw moment bevestigt, blijft zijn bestaande afspraak behouden. Uw team kan het aanbod opvolgen en zo nodig extra patiënten uitnodigen.
Is een aangeboden moment intussen bezet, dan wordt er geen tweede afspraak op dezelfde plek gezet. De patiënt houdt zijn bestaande afspraak.
Een aanbod weigeren of uitschrijven
Een patiënt hoeft niet op de uitnodiging in te gaan. Wie geen aanbiedingen meer wil, schrijft zich uit via de link in de mail. Gewone afspraakherinneringen blijven komen.
De uitnodigingen vertrekken via het DentAI-domein voor afspraken, met uw praktijk als antwoordadres. Zo komen vragen over het aanbod bij uw team terecht.
Wat verandert er voor uw assistent?
Uw assistent kiest en controleert de ontvangers vóór het versturen. Na een geldige bevestiging door de patiënt verplaatst DentAI de afspraak automatisch. Er is dus geen extra bevestiging door uw team nodig voor die verplaatsing.
Deze functie werkt met de gekoppelde DentAdmin-agenda. We bekijken bij de opstart uw afspraaktypes, behandelaars en boekbare tijd.